برگزاری جلسات بررسی نتایج

اهمیت برگزاری جلسات بررسی نتایج (Debrief) را درک کنید؛ جایی که می‌توانید یافته‌ها، بینش‌ها و مشاهدات خود را با تیم تحقیقاتی یا ذی‌نفعان به بحث بگذارید.

جلسه بررسی پس از یک جلسه تحقیقاتی، زمانی است که با تیم خود به مرور آن می‌پردازید، یادگیری عمیق را تقویت می‌کنید و ارتباطات پیچیده را برقرار می‌کنید. این جلسات معمولاً بلافاصله بعد از آزمایش‌ها برگزار می‌شوند، در حالی که هنوز مشاهدات به خوبی در ذهن افراد تازه است. برای اینکه جلسات بررسی مفید و مؤثر باشد، لازم است بدانید این جلسات چه هستند، چه اهدافی را می‌توانند محقق کنند و چگونه می‌توانید آنها را برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید.

دلایل برگزاری جلسه بررسی

جلسه بررسی، یک جلسه کوتاه با تیم یا مشتریان شما است که در آن به بحث و مرور تحقیقی که تازه انجام شده است، می‌پردازید. این جلسات معمولاً بین ۳۰ دقیقه تا یک ساعت طول می‌کشد. این جلسه می‌تواند به صورت رسمی به عنوان یک فعالیت مدیریت‌شده یا به صورت غیررسمی در قالب یک گفت‌وگو در هنگام شام تیمی برگزار شود.

جلسات بررسی به روش‌های زیر می‌توانند بسیار مفید باشند:

تعامل تیمی را افزایش داده و همکاری را تشویق کنند.
به سرعت، اتفاقات رخ‌داده در جلسه را مرور کنند.
به اعضای تیم کمک کنند اطلاعات کلیدی را پردازش و درک کنند تا بتوانند به پروژه ادامه دهند.
به تیم فرصت دهند تا بازخورد خود در مورد مطالعه را ارائه کرده و ایده‌هایی برای بهبود پیشنهاد دهند.
یافته‌های تحقیق را به موضوعات قابل اقدام فوری در مقابل مسائل بزرگ‌تر تفکیک کنند.
فرآیند تحقیق را با بحث در مورد اطلاعات مهم در طول چرخه عمر پروژه ساده‌سازی کنند و جلسات نهایی ترکیب داده‌ها را کوتاه‌تر و مؤثرتر کنند.

زمان برگزاری جلسه بررسی

به طور کلی، بهتر است جلسات بررسی را در اسرع وقت پس از جلسه مشاهده برگزار کنید، چرا که بینش‌ها بلافاصله بعد از اتمام آزمون شروع به محو شدن از ذهن شرکت‌کنندگان می‌کنند.
هنگام انجام مصاحبه‌های کاربری، توصیه می‌شود یک جلسه بررسی کوتاه بعد از هر مصاحبه برگزار کنید. می‌توانید جلسه بررسی را در دعوت‌نامه تقویم قرار دهید. به عنوان مثال، اگر یک مصاحبه یک ساعت طول می‌کشد، دعوت‌نامه را برای یک و نیم ساعت بفرستید. وقتی ذی‌نفعان دعوت‌نامه را می‌پذیرند، برنامه آنها برای جلسه بررسی باز می‌شود.
در پایان تمام مصاحبه‌های تحقیقاتی، تیم‌ها معمولاً یک جلسه ترکیب داده‌ها (Synthesis Session) برگزار می‌کنند. این جلسه، بسیار طولانی‌تر است و به منظور بحث درباره داده‌های تمام مصاحبه‌ها و اتخاذ تصمیمات کلیدی در مورد پروژه برگزار می‌شود. برگزاری جلسات بررسی قبل از جلسه نهایی ترکیب داده‌ها، این جلسه نهایی را کوتاه‌تر، کمتر خسته‌کننده و مؤثرتر می‌کند.

برنامه‌ریزی جلسه بررسی

برای برگزاری جلسات بررسی کارآمد، باید آنها را از قبل برنامه‌ریزی کنید. در اینجا اقداماتی وجود دارد که می‌توانید برای آماده‌سازی انجام دهید:

تعیین نکات مورد بررسی: مواردی را که قصد پوشش آن را دارید مشخص کنید، مانند نقاط درد، موارد غیرمنتظره، سوالات باقی‌مانده، نقل‌قول‌های مهم و نتایج کلیدی.
ایجاد برنامه زمانی: پس از تعیین هر نکته‌ای که باید پوشش داده شود، زمان‌بندی دقیقی برای هر یک داشته باشید تا در مسیر برنامه‌ریزی شده باقی بمانید.
ایجاد دستورالعمل‌ها برای ناظران: همه ذی‌نفعانی که می‌خواهید دعوت کنید، ممکن است با قالب جلسه آشنا نباشند. دستورالعمل‌های کوتاهی برای آنها تهیه کنید تا بدانند به چه نکاتی توجه کنند، مانند “کلمات دقیق کاربر را یادداشت کنید.”
تهیه بورد: قبل از جلسه بررسی، یک قالب آماده کنید که بتوانید آن را روی تخته سفید فیزیکی یا دیجیتالی پر کنید. این کار به جلسه ساختار می‌بخشد و در عین حال خلاقیت را نیز حفظ می‌کند.
فضا برای ایده‌های خارج از چارچوب: به جای قرار دادن همه‌چیز در دسته‌بندی‌های از پیش تعیین‌شده، ایده‌هایی که در هیچ دسته‌ای جای نمی‌گیرند را بنویسید و بعداً در جلسه ترکیب داده‌ها به آنها بپردازید.

پس از تهیه برنامه، دعوت‌نامه‌ها را ارسال کنید. در حالت ایده‌آل، می‌خواهید همه ذی‌نفعانی که در جلسه حضور داشتند، شرکت کنند، اما این همیشه امکان‌پذیر نیست. می‌توانید با گنجاندن جلسه بررسی در دعوت‌نامه مشاهده، احتمال حضور آنها را افزایش دهید.

ایجاد انتظارات

به‌عنوان برگزارکننده جلسه بررسی، هدف شما کمک به گروه در بررسی آنچه در جلسه تحقیق رخ داده و معنای آن است. این کار به تیم کمک می‌کند از بینش‌های سطحی (مانند اینکه شرکت‌کننده از دکمه خوشش نیامده است) به بینش‌های عملی (مثلاً افراد نگران ترک سایت بودند) برسد.

چگونه می‌توانید جلسه بررسی را کارآمدتر کنید؟

توضیح قالب جلسه: قالب بحث و نوع مشارکتی که از تیم انتظار دارید را شرح دهید. آیا بحث به صورت گفت‌وگو خواهد بود یا جلسه تخته سفید یا نوع دیگری از بررسی؟ آیا شرکت‌کنندگان به صورت فردی، دونفره یا گروهی کار خواهند کرد یا این یک بحث آزاد خواهد بود؟ قوانین را تعیین کنید.
توضیح در هر بخش: ممکن است برخی از ذی‌نفعان ندانند “نقطه درد” چیست. می‌توانید با گفتن اینکه به دنبال مشکلات پایداری هستید که مشتریان را به طور مکرر به زحمت می‌اندازند، به آنها کمک کنید تا درک کنند.
ارائه دستورالعمل‌ها و تعیین زمان‌بندی: به عنوان مثال، می‌توانید به تیم ۵ دقیقه برای طوفان فکری در گروه‌ها و ۵ دقیقه دیگر برای بحث آزاد بدهید. با زمان‌بندی دقیق باشید تا سرعت را حفظ کنید.

عدم تصمیم‌گیری

جلسه بررسی زمانی برای تصمیم‌گیری در مورد یک مسئله تجربه کاربری (UX) نیست. این فرصتی است برای بحث درباره همه تفاسیر ممکن از تحقیقی که مشاهده کرده‌اید و بررسی احتمالات و ایده‌هایی که تیم شما می‌تواند ارائه دهد.

به عنوان مدیر بحث، وظیفه شما این است که تیم را در مسیر درست نگه دارید. گروه را به آرامی از تلاش برای پاسخ قطعی به سوالات یا بحث در مورد بهترین روش حل یک مشکل دور کنید. به ایده‌ها گوش دهید، اما آنها را به حرکت رو به جلو ترغیب کنید.

یادداشت‌برداری

یادداشت‌برداری در طول جلسه بررسی بسیار مهم است. اولاً، می‌توانید از یادداشت‌ها برای ارجاع به ایده‌ها یا مشکلات احتمالی استفاده کنید. ثانیاً، می‌توانید این اطلاعات را با سایر اعضای تیم یا ذی‌نفعانی که نمی‌توانند حضور داشته باشند، به اشتراک بگذارید.

چندین روش برای یادداشت‌برداری وجود دارد. یک گزینه این است که یک نفر را در تیم مشخص کنید تا این کار را انجام دهد. گزینه دیگر این است که به هر عضو تیم فهرستی از سوالات بدهید و از آنها بخواهید که پاسخ‌های خود را در طول جلسه ثبت کنند.

در پایان جلسه، یادداشت‌ها را جمع‌آوری کرده و یک گزارش برای به اشتراک گذاشتن با بقیه تیم یا ذی‌نفعان پروژه آماده کنید. این کار به آنها کمک می‌کند تا در جریان فرآیند تحقیق و گام‌های بعدی تیم قرار بگیرند. اگر از تخته سفید با برچسب‌های چسبی (Post-it) استفاده می‌کنید، از آن عکس بگیرید یا آن را برای مراجعه بعدی نگه دارید.

استفاده از تخته سفید در جلسات بررسی

تخته سفید و برچسب‌های چسبی می‌توانند جلسات بررسی شما را بسیار کارآمدتر کنند. این ابزارها به جلوگیری از تسلط افراد بر گفت‌وگو، کمک به بیان مشکل و مشاهده تصویر کلی کمک می‌کنند.

در اینجا روشی برای استفاده از برچسب‌های چسبی و تخته سفید در جلسه بررسی آورده شده است:

تخته را به مربع‌هایی تقسیم کنید که با نکات جلسه مطابقت دارند؛ به عنوان مثال، نتایج کلیدی، نیازها، اهداف، موارد غیرمنتظره و غیره.
به هر شرکت‌کننده یک بسته برچسب چسبی و یک ماژیک پررنگ بدهید.
هر نکته را به‌طور جداگانه مرور کنید. به افراد اجازه دهید ایده‌های خود را طوفان فکری کنند و هر ایده را در یک برچسب بنویسند.
پس از اتمام کار، به همه اجازه دهید بدون صحبت کردن، برچسب‌های خود را روی تخته بزنند.
هنگامی که همه مشارکت کردند، بحث را باز کنید و ایده‌های مشابه را گروه‌بندی کنید.

با دنبال کردن این مراحل، یک تخته خواهید داشت که شامل همه نکات برجسته و بینش‌های کلیدی است. همچنین می‌توانید این بازتاب‌ها را بر اساس شدت مسئله یا سهولت رسیدگی به آن تغییر دهید.

کنار گذاشتن ایده‌ها یا اختلاف‌نظرها

در برنامه‌ریزی نکات مورد بحث، فراموش نکنید که یک “پارکینگ ایده‌ها” (Idea Parking Lot) ایجاد کنید، جایی برای ایده‌هایی که در نکات مورد بحث شما قرار نمی‌گیرند. این کار به شما اجازه می‌دهد ایده‌های ارزشمند را ذخیره کنید و در عین حال، جلسه بررسی را روی موضوع نگه دارید.

چه نوع ایده‌هایی به پارکینگ منتقل می‌شوند؟

سوالاتی درباره روش جلسه بررسی: در حالی که دیگران مشغول طوفان فکری هستند، گوش دادن به سوالات می‌تواند حواس آنها را پرت کند.
راه‌حل‌های احتمالی: جلسه بررسی زمانی برای کاوش بینش‌ها است، اما ایده‌های پیشنهادی را در پارکینگ نگه دارید تا بعداً به آنها رسیدگی کنید.
اختلاف‌نظرها
هر ایده‌ای که در موضوعات از پیش تعیین‌شده نمی‌گنجد.

می‌توانید بعداً به پارکینگ ایده‌ها بپردازید، برای مثال در طول جلسه ترکیب داده‌ها.

نکته: اگر از تخته سفید و برچسب‌های چسبی استفاده می‌کنید، پارکینگ ایده‌ها می‌تواند یک بخش واقعی روی تخته باشد.

بررسی غیرهم‌زمان

برای برخی از تیم‌های دورکار، ممکن است شرکت همه در جلسه بررسی به طور هم‌زمان غیرممکن باشد. در این صورت، می‌توانید بررسی غیرهم‌زمان را انتخاب کنید.

پلتفرم به اشتراک‌گذاری و گفت‌وگویی را که برای تیم شما بهترین است، انتخاب کنید.

یک پست با تحلیل اولیه خود ایجاد کنید، آن را با تیم به اشتراک بگذارید و سوالاتی بپرسید تا گفت‌وگو را الهام ببخشید. می‌توانید عکس‌ها و تصاویر مرتبط را اضافه کنید، زیرا به افراد کمک می‌کنند تا از راه دور بهتر درک کنند. بین شرکت‌کنندگان در تحقیق زمانی برای به‌روزرسانی‌ها برنامه‌ریزی کنید یا برای تحقیقات میدانی، به‌روزرسانی‌های روزانه را برنامه‌ریزی کنید.

در اینجا چند ایده برای بررسی غیرهم‌زمان آورده شده است:

نکات برجسته شرکت‌کننده را منتشر کنید: به‌جای توصیف کلمه به کلمه اتفاقات، بزرگ‌ترین شگفتی‌ها یا تناقضات را به اشتراک بگذارید. این کار تمرکز تیم شما را بر مهم‌ترین بینش‌های هر جلسه حفظ می‌کند.
سوالات مستقیم بپرسید و در صورت امکان افراد را برچسب‌گذاری کنید: این کار به شما کمک می‌کند افراد را به بحث جذب کنید.
جلسه را هرچه سریع‌تر برنامه‌ریزی کنید: به‌اشتراک‌گذاری غیرهم‌زمان به شروع بحث کمک می‌کند، اما جایگزین یک گفت‌وگوی خوب حضوری یا فعالیت تخته سفید نمی‌شود.

بررسی با شرکت‌کنندگان در آزمایش

به طور معمول، جلسات بررسی در تحقیقات تجربه کاربری (UX) شامل جلساتی با اعضای تیم و ذی‌نفعان کلیدی می‌شود. افزودن جلسات بررسی با شرکت‌کنندگان در آزمایش نیز مزایایی دارد، همان‌طور که پس از آزمایش‌های روان‌شناختی انجام می‌شود. هدف این جلسات، آگاه کردن شرکت‌کنندگان از موضوع و دلیل آزمایش است.

در تحقیقات UX، بررسی با شرکت‌کنندگان کمک می‌کند آنها محصولات شما را درک کرده و حس همدلی ایجاد کنند. مهم‌تر از همه، پس از فعالیت‌هایی مانند تست قابلیت استفاده، بررسی می‌تواند به‌عنوان یک مصاحبه کوتاه کاربر عمل کند.

در طول تست‌های کاربری، معمولاً سعی می‌کنیم از تاثیرگذاری بر کاربران اجتناب کنیم. بررسی پس از تست، فرصتی است برای ارائه زمینه‌های مشاهدات شما. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که شرکت‌کننده با یک دکمه تعامل نکرده است، می‌توانید در طول جلسه بررسی از او بپرسید چرا.

چگونه می‌توانید جلسات بررسی با شرکت‌کنندگان را آغاز کنید؟ پس از پایان تست، از شرکت‌کننده بپرسید آیا سوالی دارد که بتوانید پاسخ دهید، سپس به‌طور مختصر توضیح دهید که روی چه موضوعی کار می‌کنید و چرا. این کار می‌تواند شرکت‌کنندگان را تشویق کند تا بینش‌های جدیدی با شما به اشتراک بگذارند.

References